Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? 3 Bước sử dụng

Trong thời đại ngày ngay, những người thành đạt thường sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower như một công cụ hỗ trợ quản lý thời gian. Bạn cũng đang muốn tìm hiểu về ma trận Eisenhower là gì, được xây dựng dựa trên những đặc tính nào? Vậy thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo để tìm hiểu các sắp xếp thời gian theo ma trận hiệu quả nhé!

1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 nhóm. Đặc biệt, ma trận Eisenhower phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.

>>>> ĐỌC NGAY: Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả

2. Nội dung cơ bản của ma trận thời gian Eisenhower

Bản chất của ma trận Eisenhower có thể hiểu là sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp nhằm giúp công việc hoàn thành đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra. Công việc sẽ được nhóm theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý hiệu quả. Cụ thể:

• Những việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị dài hàn và giúp mọi người tiến gần đến mục tiêu của mình.
• Những việc khẩn cấp thường cần mọi người giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người.

Người sử dụng cần phân biệt được tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để tránh tốn quá nhiều thời gian vào các việc không cần thiết và sắp xếp thứ tự không khoa học. Những việc quan trọng cần làm thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân. Trái lại, những việc khẩn cấp thì sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, cụ thể như gửi tin nhắn, viết email, gọi điện…

>>> XEM THÊM: SOP là gì? Hướng dẫn xây dựng SOP với 8 bước chi tiết

3. Phân nhóm công việc theo phương pháp Ma trận Eisenhower

Phần mềm quản lý công việc fTodolist của Fastdo cho phép người dùng tạo danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên khác nhau, giúp toàn nhân sự tập trung năng lượng cho những công việc quan trọng. fTodolist còn sở hữu tính năng giao việc nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản, báo cáo tiến độ thực hiện công việc, kết nối công việc hàng ngày với các kế hoạch/dự án của của phòng ban/công ty. Các tính năng trên hỗ trợ nhà quản trị theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên dễ dàng, tạo thói quen lập danh sách công việc cho nhân sự.

Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử phần mềm fTodolist của Fastdo ngay nhé!

3.1 Việc khẩn cấp và quan trọng

Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian là những việc khẩn cấp và quan trọng. Đây đều là những việc phải làm ngay trước tiên. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:

• Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng.
• Không còn thời gian để hoãn lại công việc.
• Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.

>>> XEM NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả

3.2 Việc quan trọng, không khẩn cấp

Nhóm những công việc quan trọng, không khẩn cấp thường chiếm 60-65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại.

Khi thực hiện, bạn cần ưu tiên xử lý những công việc quan trong, khẩn cấp nếu nó xuất hiện trong quá trình đang hoàn thành nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi đã xử lý xong, bạn có thể tiếp tục thực hiện những công việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu.

>>> ĐỌC NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất

3.3 Việc khẩn cấp, không quan trọng

Nhóm thứ ba trong ma trận quản trị thời gian là những việc khẩn cấp, không quan trọng và sẽ mất khoảng 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng. Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:

• Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
• Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
• Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

>>> ĐỌC THÊM: Phong cách lãnh đạo của Bill Gates và 14 đặc điểm tạo nên thành công

3.4 Việc không quan trọng, không khẩn cấp

Việc không quan trọng, không khẩn cấp là nhóm việc cuối cùng của ma trận quản trị thời gian. Mọi người không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian làm việc và chỉ nên dành ra 5% để giải quyết. Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:

• Tán gẫu cùng bạn bè.
• Những cuộc gọi kéo dài.
• Các hoạt động giải trí.
• Làm những việc không mục đích.

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc

4. Tại sao phương pháp ma trận quản lý thời gian lại hữu ích?

Trong cuộc sống, nhiều người thường rơi vào trường hợp phải hoàn thành khối lượng lớn công việc trong khoảng thời gian có hạn. Vì thế, hệ quả là những người đó sẽ rơi vào trạng thái căng thẳng, áp lực. Những việc cần làm trong Todolist quá nhiều dẫn đến trật tự làm việc bắt đầu đảo lộn, làm việc kém hiệu quả.

Lúc này, phương pháp ma trận thời gian sẽ hỗ trợ loại bỏ những việc không cần thiết. Khi áp dụng phương pháp này, người sử dụng sẽ phải đặt ra câu hỏi rằng các công việc này có cần thiết phải làm và việc gì cần phải giải quyết nhanh chóng. Nhờ đó, mọi người có thể tập trung làm những việc quan trọng, khẩn cấp nhất và thời gian làm việc được tối ưu.

>>> ĐỌC NGAY: Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy

5. 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Trong quá trình sử dụng ma trận Eisenhower, người dùng cần thực hiện theo đúng trình tự để quản lý thời gian hiệu quả. Trình tự sử dụng sẽ có 3 bước sau đây:

Bước 1: Lập danh sách đầy đủ những công việc cần làm và tránh bỏ sót, dư thừa.

Bước 2: Suy nghĩ kỹ và sắp xếp từng công việc vào 4 nhóm sau:

• Việc khẩn cấp, quan trọng.
• Việc quan trọng, không khẩn cấp.
• Việc khẩn cấp, không quan trọng.
• Việc không quan trọng, không khẩn cấp.

Bước 3: Bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm

• Cấp độ 1 - Việc khẩn cấp và quan trọng.
• Cấp độ 2 - Việc quan trọng, không khẩn cấp.
• Cấp độ 3 - Việc khẩn cấp, không quan trọng.
• Cấp độ 4 - Việc không quan trọng, không khẩn cấp.

>>> XEM NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp

6. Mẹo quản trị thời gian bằng ma trận Eisenhower

Việc biết cách áp dụng ma trận thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn được cấp trên đánh giá cao về kỹ năng làm việc. Vì vậy, để sử dụng ma trận này thật hiệu quả, bạn cần nắm rõ các mẹo sau:

• Khi nghĩ ra những việc cần làm thì nên ghi chú lại ngay.
• Tự đặt câu hỏi cho bản thân về công việc đầu tiên phải làm.
• Mỗi nhóm chỉ nên có nhiều nhất 8 công việc.
• Chỉ thêm nhiệm vụ mới sau khi giải quyết xong công việc quan trọng nhất.
• Đời sống cá nhân và công việc cùng sử dụng 1 ma trận.
• Lập ma trận cho ngày là có hiệu quả hơn lập cho tuần hoặc tháng.
• Luôn tập trung, tránh bị những yếu tố bên ngoài tác động.
• Lập danh sách việc cần làm cho hôm sau vào buổi tối sau khi hoàn thành công việc trong ngày để có thể thoải mái thư giãn tâm trí.
• Luôn biết bản thân cần làm gì.

>>> XEM THÊM: Phong cách lãnh đạo của Tim Cook và 14 Bài học tuyệt vời

7. Các lưu ý để lập ma trận quản lý thời gian của bản thân

Khi thực hiện lập ma trận Eisenhower để quản lý thời gian của bản thân, bạn nên ghi nhớ những lưu ý sau:

• Tối ưu hóa công việc: Hãy liệt kê, loại bỏ những việc thừa và sắp xếp những việc cần thiết nhất trước khi đưa vào ma trận thời gian. Nhờ đó, khối lượng công việc sẽ được tối ưu hóa.
• Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Cần phải hiểu rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để có thể phân chia công việc vào nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả.
• Định hướng rõ mục đích: Sử dụng ma trận sẽ vô ích nếu không xác định mục đích khi làm việc. Vì vậy, người dùng cần có định hướng rõ ràng mục đích của mình trước khi sử dụng ma trận để đem lại hiệu quả tốt nhất.

Trên đây là những thông tin về ma trận quản lý thời gian Eisenhower mà Fastdo muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng bài viết sẽ cung cấp đến bạn một phương pháp quản trị thời gian phù hợp và hữu ích.

>>> XEM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• OKRs là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp
• Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT
• Todolist là gì? Cách sử dụng Todolist 10 phút mỗi ngày hiệu quả
• Mô hình 5M trong xác định nguồn lực của doanh nghiệp
• 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
• 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt
• 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party