Nhân viên tổ chức sự kiện là một công việc thích hợp với người trẻ, năng động và có kỹ năng giao tiếp tốt. Trong buổi phỏng vấn tuyển dụng thông thường, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên thông qua việc đặt nhiều câu hỏi về kiến thức, kỹ năng liên quan tới lĩnh vực ứng tuyển. Câu trả lời của ứng viên sẽ thể hiện được tư duy trong công việc của họ, từ đó giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa công ty hay không. Việc chuẩn bị thật kỹ bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện chính là cách tốt nhất để bạn có cơ hội làm việc tại vị trí này.
1. Câu hỏi tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện dễ gặp và cách trả lời
Hãy cùng Navigos Search điểm qua một số câu hỏi dễ gặp nhất, dưới góc nhìn của một nhân viên kỳ cựu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nhé.
1.1 Yếu tố nào quyết định việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện?
Đây là kỹ năng bắt buộc phải có đầu tiên của một người làm sự kiện. Thậm chí việc lựa chọn địa điểm còn quyết định tới 80% sự thành công cho sự kiện đó. Vì vậy, nhà tuyển dụng sẽ cần một ứng viên đáp ứng được kỹ năng này. Để trả lời tốt câu hỏi này, bạn không đơn thuần chỉ đưa ra một đáp án, mà phải dựa vào kinh nghiệm và khả năng phân tích của mình trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Gợi ý trả lời:
Có rất nhiều yếu tố quyết định tới việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện như: chủ đề, đối tượng tham gia, chi phí, quy mô, yêu cầu của ban lãnh đạo hay khách hàng. Tuy nhiên theo tôi, quan trọng nhất là yếu tố cuối cùng - yêu cầu của ban lãnh đạo hay xu hướng của khách hàng. Vì căn cứ vào đó, tôi sẽ xây dựng được kế hoạch cụ thể, khoanh vùng được các địa điểm đáp ứng tốt yêu cầu đó. Từ đó, vạch ra được ưu và nhược điểm của từng địa điểm để đưa ra quyết định cuối cùng. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, cần phải trao đổi rõ ràng từ những bước đầu tiên để đảm bảo bản thân thật sự hiểu mong muốn của khách hàng và không có bất kỳ sự hiểu nhầm nào xảy ra.
Những câu hỏi phỏng vấn dễ gặp nhất
Đăng ký nhận tin tuyển dụng NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.2 Rủi ro lớn nhất trong tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro trong tổ chức sự kiện vốn là điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng cũng không thể đảm bảo tránh được rủi ro hoàn toàn. Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết về năng lực và kỹ năng xử lý vấn đề của bạn. Điều quan trọng là bạn phải chứng minh và thuyết phục để nhà tuyển dụng thấy đáp án bạn đưa ra là xác đáng, hài hòa nhất. Đồng thời đưa ra được những giải pháp hiệu quả để hạn chế rủi ro đó.
Gợi ý trả lời:
Khi tổ chức sự kiện, có nhiều rủi ro mà ban tổ chức và người làm sự kiện cần phải đối mặt. Tuy nhiên rủi ro lớn nhất và khó để khắc phục nhất là số lượng khách tham dự không đủ và đúng theo dự kiến. Khi một sự kiện được tổ chức sẽ hướng tới 2 mục đích chính: truyền thông và lợi nhuận sau sự kiện đó. Để đáp ứng được 2 lợi ích này thì yếu tố người đến tham dự là cực kỳ quan trọng.
Vậy nên, vào ngày tổ chức sự kiện chính thức, nếu người dự sự kiện không đủ hoặc quá ít thì kế hoạch truyền thông đã bất bại, không thu lại nguồn ngân sách cũng như đạt được KPI mong muốn. Điều này dẫn đến sự kiện thất bại và thậm chí là lỗ nặng.
Để hạn chế được rủi ro này đáng kể, kinh nghiệm của tôi là mình phải tập trung vào việc phân tích các bước tiếp cận khách hàng và phải quản lý thật chặt chẽ về số lượng người tham gia dựa trên tỷ lệ xác nhận tham dự từ khâu nhận đơn đăng ký tham dự, gọi điện thoại xác nhận sự tham gia, gửi SMS đến khâu gửi email thư mời và xác nhận tham gia sự kiện của khách hàng.
Các bước này phải có thời gian hợp lý, không quá cách xa nhau để khách hàng vẫn luôn nhớ về sự kiện nhưng không cảm thấy phiền bởi ban tổ chức. Đồng thời, thời gian này không được cách quá xa thời gian sự kiện diễn ra.
Theo kinh nghiệm của Navigos Search thì thời gian tối đa để bắt đầu chạy quảng cáo và tiếp cận khách hàng là không quá 2 tháng kể từ ngày sự kiện chính thức được diễn ra: Lựa chọn khung thời gian tổ chức phù hợp với đối tượng khách mời; vị trí thuận tiện cho việc di chuyển; đảm bảo tình hình hình thời tiết; có kế hoạch nhắc nhở và xác nhận sự tham gia của khách tham gia chu đáo;...
Xem thêm >> Tổng hợp những câu hỏi nên hỏi nhà tuyển dụng để bạn ghi điểm
1.3 Bạn dùng công cụ và phần mềm nào để lập kế hoạch cho sự kiện?
Đăng ký online, bán vé điện tử, hệ thống phần mềm biểu đồ chỗ ngồi và tận dụng công nghệ hiện đại để hợp lý hóa việc lập kế hoạch sự kiện là những công cụ cực kỳ hữu ích với người làm tổ chức sự kiện. Đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay, ứng dụng công nghệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà đảm bảo việc quản lý rõ ràng.
Lưu ý rằng, câu trả lời của ứng viên phải khẳng định:
- Bản thân có khả năng học hỏi nhanh.
- Cập nhật kịp thời tiến bộ khoa học công nghệ.
- Nêu rõ một số phần mềm cụ thể.
Gợi ý trả lời:
Tôi thường sử dụng công cụ Event Manager. Nó cho phép quản lý thông tin khách hàng, đối tác, giá cả dịch vụ và những thông tin khác liên quan tới địa điểm, thiết bị, nhân lực (MC, PG, phục vụ,...). Việc quản lý qua Event Manager giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm hữu ích mới khác ra đời như: Party & Event Planner Lite, Microsoft templates, Microsoft Support, Microsoft Support, Asana,...
Với sự ứng dụng cao của công nghệ trong công việc như hiện nay, tôi luôn theo dõi, tìm hiểu và cập nhập thông tin nhanh chóng về các công cụ này. Nếu phù hợp với nhu cầu, tôi có thể đề xuất với công ty để tăng hiệu suất làm việc cũng như giúp bản thân mình luôn theo kịp sự tiến bộ của khoa học công nghệ. 
Hãy tập trả lời trước để thể hiện tốt nhất với nhà tuyển dụng
1.4 Nếu có sự thay đổi đột ngột khi sự kiện đang diễn ra, bạn giải quyết ra sao?
Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ xem xét sự bình tĩnh của bạn trong việc giải quyết vấn đề, tình huống bất ngờ. Bởi lẽ trong tình huống này, nếu không có cách giải quyết hiệu quả, bạn sẽ cuống quýt, hoảng loạn và gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện. Vậy nên, khi câu trả lời này, điều quan trọng nhất mà bạn phải nhắc đến là sự bình tĩnh và kèm theo kinh nghiệm xử lý của mình.
Gợi ý trả lời:
Trong việc tổ chức sự kiện rất khó tránh khỏi những thay đổi bất ngờ. Vì thế, kinh nghiệm của tôi là luôn phải rèn luyện sự bình tĩnh để xem xét và đưa ra cách giải quyết vấn đề hợp lý, nhanh chóng nhất. Và muốn có được điều này, tôi luôn có sẵn những kế hoạch dự phòng trước khi sự kiện diễn ra, dựa trên những kinh nghiệm quản lý sự kiện trước đó của tôi, để dễ dàng áp dụng ngay khi cần thiết.
Bên cạnh đó, với kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng lắng nghe hiệu quả sẽ giúp tôi xử lý hiệu quả những vấn đề bất ngờ nảy sinh trong sự kiện như với khách tham dự, đối tác,... mà vẫn đảm bảo sự hài lòng của họ đối với chương trình. Tổ chức sự kiện được xem là “Nghề làm dâu trăm họ” khi phải tiếp xúc và làm việc với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và ứng xử là rất quan trọng. Gặp khách hàng, đối tác mà không thể giao tiếp trôi chảy thì việc trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng bị hạn chế rất nhiều.
Ngoài ra, tôi nghĩ kỹ năng ứng xử, biết xoa dịu “thượng đế” khó tính và giải quyết mâu thuẫn trong công việc, trong nội bộ hay với khách hàng cũng là điểm cộng lớn cho người làm trong nghề này.
Xem thêm >> Tổng hợp các bài test IQ tuyển dụng phổ biến nhất 2023
1.5 Nếu được phân công tổ chức 2 sự kiện khác nhau cùng lúc, bạn sẽ làm thế nào?
Nhà tuyển dụng muốn xem khả năng quản lý công việc của bạn. Với một khách sạn, hay công ty truyền thông thì việc tổ chức nhiều sự kiện cùng lúc vào các tháng cao điểm là điều rất dễ gặp phải.
Vì thế, ứng viên phải biết cách làm sao cân bằng được khối lượng công việc mà không làm giảm chất lượng, hiệu quả của sự kiện và năng suất làm việc. Và để trả lời câu hỏi này, bạn phải nhắc đến kỹ năng về đa nhiệm và quản lý thời gian, công việc hiệu quả. Đồng thời, bạn cũng nên đề cập đến khả năng thích nghi và chịu được áp lực công việc để ghi điểm với nhà tuyển dụng.
Gợi ý trả lời:
Để thực hiện một lúc nhiều sự kiện thì bắt buộc tôi phải có được 2 kỹ năng quan trọng nhất, đó là: đa nhiệm và quản lý thời gian. Theo kinh nghiệm của bản thân, trước tiên tôi sẽ xem xét sự kiện nào có quy mô lớn hơn để ưu tiên chuẩn bị vì sẽ mất thời gian hơn.
Sau đó, tôi sẽ tiến hành lên kế hoạch cùng lúc cho cả 2 sự kiện này. Đương nhiên, để thực hiện chi tiết cho từng sự kiện, tôi cần có sự kết hợp hoặc làm việc nhóm hiệu quả để không bị ôm đồm quá nhiều việc trong một thời điểm để hạn chế chất lượng bị giảm sút.
Cùng đó, tôi cũng cần sử dụng những công cụ và phần mềm hỗ trợ để tối ưu hóa công sức lẫn thời gian. Đặc biệt, sổ sách luôn là thứ không thể thiếu để giúp tôi ghi lại những vấn đề đã làm và chưa làm để không bỏ sót bất cứ điều gì.
Đăng ký nhận tin tuyển dụng NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.6 Trong trường hợp chỉ có một ngân sách nhất định, làm sao để bạn chi tiêu vừa đủ mà không phát sinh thêm?
Trong câu hỏi tình huống này, nhà tuyển dụng sẽ thấy được cách bạn cân đối ngân sách và quản lý chi tiêu. Đây là yếu tố quan trọng khi tổ chức sự kiện vì rất dễ bị phát sinh thêm chi phí và vượt khỏi tầm kiểm soát.
Khi trả lời câu hỏi này, bạn phải cho nhà tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện thấy rằng mình có khả năng kiểm soát tài chính tốt và có nhiều giải pháp giúp hạn chế bội chi. Hãy chú ý nhắc tới các yếu tố như: chiến thuật ngân sách, khả năng bố trí và kinh nghiệm về bảng giá dịch vụ, thiết bị phục vụ sự kiện.
Gợi ý trả lời:
Để tránh được tình trạng vượt ngân sách, trước tiên tôi sẽ xây dựng bản kế hoạch chi tiêu chi tiết và làm theo đúng nguyên tắc, số lượng đã liệt kê trong đó. Tiếp theo, tôi sẽ dựa vào kinh nghiệm của mình để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị sự kiện chất lượng với mức giá thấp nhất trên thị trường. Những điều đó sẽ giúp tiết kiệm một phần chi phí. Bên cạnh đó, cắt giảm ngay các nội dung chi tiêu không cần thiết và dồn ngân sách vào mục quan trọng để mang lại hiệu quả là cách để tôi quản lý chi tiêu và tổ chức sự kiện theo đúng số ngân sách nhất định.
Xem thêm > Bộ kỹ năng quan trọng nhất của một Event Supervisor 
Ứng viên trả lời phỏng vấn tốt sẽ được đánh giá cao
2. Mẹo trả lời phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện
Khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
2.1 Nên đưa ra ví dụ cụ thể
Cách trả lời phỏng vấn thông minh nhất là đưa ra ví dụ cụ thể cho những câu hỏi của nhà tuyển dụng. Bạn hãy chuẩn bị các ví dụ đó từ trước bằng chính kinh nghiệm của bản thân. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng thuyết phục nhà tuyển dụng hơn so với việc chỉ kể ra các nguyên tắc lý thuyết.
2.2 Nhấn mạnh ưu thế của bản thân
Trong quá trình trả lời câu hỏi, hãy lồng ghép thế mạnh và thành tích của bạn vào để dễ dàng chinh phục được nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn không nên tự tin thái quá mà hãy chú trọng tập trung vào những gì bạn đang có.
2.3 Chuẩn bị trước câu trả lời
Để không rơi vào thế bị động hay bối rối trước nhà tuyển dụng, bạn hãy chuẩn bị kỹ trước những câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện thường gặp.
2.4 Tránh nói điều tiêu cực
Hãy tập trung vào những điều mà bạn đã thực hiện được, tránh phàn nàn, buộc tội người khác. Đặc biệt, bạn không nên đổ lỗi cho đồng nghiệp cũ.
3. Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện ở đâu?
Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng vị trí nhân viên tổ chức sự kiện cao nên không khó để bạn tìm kiếm được thông tin tuyển dụng của vị trí công việc này. Bạn có thể tìm kiếm việc làm thông qua lời giới thiệu của người thân/bạn bè, hội nhóm, fanpage tuyển dụng. Ngoài ra, các website tuyển dụng cũng là địa chỉ “vàng” mà bạn không nên bỏ qua.
Navigossearch.com là website tuyển dụng việc làm cấp trung và cấp cao uy tín hàng đầu hiện nay. Navigos Search được hàng trăm ngàn ứng viên lựa chọn là nơi tìm kiếm thông tin việc làm và gửi hồ sơ ứng tuyển. Mỗi ngày, có rất nhiều thông báo tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện từ các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước đã được kiểm duyệt chặt chẽ để bạn tìm hiểu và ứng tuyển.
Bên cạnh đó, dựa vào trình độ và kinh nghiệm của từng ứng viên, các chuyên gia Navigos Search sẽ tư vấn những vị trí việc làm cùng môi trường thích hợp nhất. Sau khi trúng tuyển, chuyên viên tuyển dụng sẽ tiếp tục hỗ trợ ứng viên trong suốt quá trình thử việc, sau thử việc.
Ngoài ra, tại trang website tuyển dụng uy tín Navigossearch.com, bạn còn tìm thấy những thông tin, kiến thức phỏng vấn và lời khuyên hữu ích để chuẩn bị tốt cho việc phỏng vấn ứng tuyển.
Tìm việc và tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện tại Navigos Search
Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực tuyển dụng, Navigos Search tự hào là đơn vị hàng đầu thị trường về cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao hiện nay.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam
